przewodnik po chmurze
Previous Next Play Pause
Systemy MES, a Przemysł 4.0 Systemy MES, a Przemysł 4.0
Maraton, czy sprint? Zwinne wdrożenia oprogramowania Maraton, czy sprint? Zwinne wdrożenia oprogramowania
Kierunek dla systemów ERP na najbliższe lata Kierunek dla systemów ERP na najbliższe lata
Druga młodość ERP Druga młodość ERP
Big zmiana z Big Data Big zmiana z Big Data
Innowacje i potrzeba „szybkich błędów” Innowacje i potrzeba „szybkich błędów”
8 zastosowań Big Data, o których nie miałeś pojęcia 8 zastosowań Big Data, o których nie miałeś pojęcia
Klient z danych poskładany Klient z danych poskładany
Z systemu pudełkowego do ERP Z systemu pudełkowego do ERP
5 kluczowych systemów Big Data na świecie 5 kluczowych systemów Big Data na świecie
Wysoko w chmurach Wysoko w chmurach
Innowacyjność technologiczna MSP - sposób na optymalizację i budowanie przewagi Innowacyjność technologiczna MSP - sposób na optymalizację i budowanie przewagi
7 mitów na temat WMS-ów 7 mitów na temat WMS-ów
Od 1 stycznia 2019 r. każdy przedsiębiorca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w wersji papierowej lub elektronicznej. Zdigitalizowanie dokumentacji to szansa na obniżenie kosztów prowadzenia biznesu, zmniejszenie ryzyka niedopełnienia wymogów wynikających z RODO oraz podniesienie poziomu bezpieczeństwa archiwizowanych dokumentów.

REKLAMA:
snt banner 300
 
 

Korzyści z przejścia na dokumentację elektroniczną – czy warto?

Wdrożenie każdej zmiany wymaga od przedsiębiorcy zaangażowania, warto więc przeanalizować powody, dla których opłaca się zrezygnować z dotychczasowej, papierowej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Oto lista najważniejszych korzyści, jakie firma może odnieść z tej zmiany:

  • Istotne obniżenie kosztu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej - według szacunków Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, roczne koszty administracyjne związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej ponoszone dotychczas przez pracodawców wynoszą w skali roku około 130 mln zł. Przykładowo, w przypadku firmy zatrudniającej około 500 pracowników koszty te sięgają 200 tys. zł rocznie. Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w odpowiedni sposób – gwarantujący odpowiedni poziom zabezpieczeń przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. W alternatywnej formie archiwizowania, czyli w formie cyfrowej, cały proces jest dużo łatwiejszy i mniej kosztowny.
  • Łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentacji kadrowej - odnajdywanie dokumentacji w komputerze zajmuje pracownikom działu kadr znacznie mniej czasu, niż obsługa dokumentacji w formie papierowej. Im większa skala działania firmy, tym bardziej odczuwalne korzyści związane z archiwizowaniem danych w postaci cyfrowej.
  • Wyższy poziom bezpieczeństwa przechowywania danych - programy przygotowane do prowadzenia e-dokumentacji są wyposażone w rozwiązania zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa, których nie ma archiwum w wersji papierowej, m.in. zabezpieczenia dostępu, kopie bezpieczeństwa danych.

Ochrona danych osobowych i RODO - w erze narastających obowiązków pracodawców związanych z ochroną danych osobowych prowadzenie e-dokumentacji ułatwia wdrożenie właściwych metod przechowywania akt osobowych i udostępniania dokumentacji wyłącznie osobom do tego uprawnionym.

3 kroki – jak zmienić formę przechowywania dokumentów

Wprowadzenie zmiany formy przechowywania dokumentacji będzie wymagało jednorazowego wysiłku, który z pewnością warto podjąć, mając w perspektywie wieloletnie, ciągłe korzyści związane z usprawnieniem pracy i niższymi wydatkami na obsługę dokumentacji pracowniczej. Zasadniczo ten proces można ująć w trzech krokach:

  • Skanowanie dokumentacji i podpisanie każdego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną potwierdzającą zgodność e-dokumentu z papierowym oryginałem.
  • Dostosowanie programu kadrowego do prawidłowego, bezpiecznego i zgodnego z przepisami i wymogami RODO archiwizowania dokumentacji pracowniczej. System musi zapewniać ochronę, poufność, integralność, kompletność i autentyczność dokumentacji elektronicznej.
  • Poinformowanie pracowników o zmianie sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej i umożliwienie im odbioru dokumentów prowadzonych w formie papierowej w ciągu 30 dni od daty przekazania takiej informacji.

Jak będzie wyglądać e-dokumentacja?

Elektroniczna wersja dokumentacji pracowniczej będzie zasadniczo odwzorowaniem teczek osobowych w wersji papierowej. Odpowiednikiem tradycyjnych akt osobowych będzie e-Teczka, w której będzie można tworzyć i przechowywać dokumentację pracowniczą. Będzie również możliwość przeszukiwania akt w celu odnalezienia potrzebnego dokumentu. Z pewnością będzie to system dający większą efektywność w porównaniu do obsługi tradycyjnego archiwum z dokumentacją papierową. Trwają również prace nad projektem nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, które ma na celu dostosowanie teczek pracowników do przepisów RODO, oraz elektronizacji i skrócenia okresu przechowywania tego typu dokumentów. Według projektu akta osobowe będą się składać z czterech, a nie – jak dotychczas – z trzech części. Ta zmiana również znajdzie odbicie w e-Teczce.

E-zwolnienia – dodatkowy element e-dokumentacji

Nowe rozwiązania oparte na elektronicznej dokumentacji zostaną również wdrożone przez ZUS – od 1 grudnia 2018 r. nie będzie już zwolnień lekarskich wydawanych w formie papierowej. Zostaną one zastąpione przez elektroniczne zwolnienia lekarskie. Prowadzenie dokumentacji w wersji elektronicznej umożliwi archiwizację zwolnień elektronicznych bezpośrednio w programach płacowych, co znacznie zwiększy spójność i kompletność przechowywanych w firmie informacji o zatrudnionych pracownikach.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych – czy wystarczy e-dokumentacja?

Koniecznie trzeba podkreślić, że zdigitalizowanie dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. nie będzie wystarczającym warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej! Aby móc skrócić ten okres z 50 do 10 lat, pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia i przekazania do ZUS szczegółowych raportów informacyjnych za każdego zatrudnionego świadczącego pracę w latach 1999–2018. Jednak dla osób zatrudnionych przed 1999 r. okres przechowywania ich dokumentacji nawet w formie cyfrowej nadal będzie wynosić 50 lat.

Źródło: www.sage.com.pl

PODOBNE


 

  • erpframe
  • ENOVA365 KWADRAT

  • eqsystembaner

  • snt button 250