Nowe rozwiązania i technologie - takie jak systemy zarządzające bazami CV, analizujące dane osób starających się o nowe stanowiska i pracowników, czy aplikacje rekrutacyjne - wspierają pracę działów HR na świecie i w Polsce. Pomagają one ocenić kandydatów nie tylko na podstawie umiejętności czy wiedzy, ale także sposobu, w jaki korzystają z nowych technologii. Dzięki takim rozwiązaniom badacze firmy Evolv odkryli, że osoby posiadające więcej niż cztery konta w mediach społecznościowych mają większą tendencję do częstej zmiany zatrudnienia, a karani pracownicy lepiej sprawdzają się w obsłudze klienta niż ci, którzy nigdy nie weszli w konflikt z prawem.

Działy HR w Polsce chętnie korzystają z nowoczesnych narządzi, m.in. by rekrutować i szkolić pracowników. Według badania „Wyzwania HR 2012”, 90% firm szuka nowych pracowników w Internecie. Jak wskazuje raport Grupy Pracuj z ubiegłego roku, ok. 3% organizacji przeprowadza rekrutację wyłącznie online, bez spotkania z kandydatami. Co więcej, przedsiębiorstwa coraz częściej wykonują tego typu procesy z pomocą social media.

Media społecznościowe mogą z powodzeniem uzupełniać bardziej standardowe formy rekrutacji. Luxoft do polecania kandydatów do pracy zachęca swoich fanów na Facebooku. Specjaliści IT chętni do nawiązania z nami współpracy mogą sami aplikować do pracy poprzez nasz fanpage albo polecić kogoś znajomego, podsyłając jego profil na portalu. Firma przygotowała także rozwiązania pozwalające kandydatom na większy wpływ na proces rekrutacyjny. Dzięki specjalnej facebookowej aplikacji, Luxoft daje im możliwość wyboru preferowanego rekrutera, do którego następnie przesyłają oni swoje CV - wyjaśnia Anna Kosińska, Manager ds. Marketingu w Luxoft Poland.

Jednak, jak pokazuje raport „HR Technology 2013” przygotowany w Wielkiej Brytanii, nie wszystkie organizacje są zadowolone ze stosowanych przez siebie rozwiązań. 62% respondentów z działów HR pracuje na przestarzałych systemach. Wielu chce je zmienić ze względu na brak funkcjonalności. Przyczyną problemów ze sprzętem może być problem z narastającą ilością danych, jakie przetwarzają rekruterzy.

Firmy, także działy HR, muszą sobie codziennie radzić z przetwarzaniem ogromnej ilości danych, tzw. Big Data. Większość z nich ma nieustrukturyzowaną postać i wymaga obróbki, by mogły być przydatne. Przedsiębiorstwa coraz częściej dostrzegają konieczność stosowania zaawansowanej analizy posiadanych informacji. Jak wynika z badania Capgemini i Economist Intelligence Unit z 2012 r., 65% członków kadry zarządzającej z całego świata widzi potrzebę podejmowania decyzji na podstawie dogłębnego przetwarzania danych – mówi Joanna Jurkojć, konsultant zarządzający, Capgemini Polska.

Przyjmowanie osób do pracy oraz przetwarzanie CV i listów motywacyjnych może stanowić wyzwanie, gdy na jedno ogłoszenie o pracę przychodzi nawet kilkaset odpowiedzi.

Działy kadr gromadzą setki tysięcy dokumentów zawierających dane pracowników. Zarządzanie tak ogromną ilością materiałów zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej stanowi dla nich ogromne wyzwanie. Wiele z nich sięga po systemy z zakresu zarządzania dokumentami (ang. DMS – Document Management System) do kategoryzowania, przechowywania i przetwarzania danych gromadzonych w magazynach, na wewnętrznych serwerach i zewnętrznych repozytoriach w chmurze. Dzięki outsourcingowi procesów skanowania i przetwarzania dokumentów oraz korespondencji masowej, przedsiębiorstwa i instytucje publiczne mogą zaoszczędzić nawet 40% związanych z tym kosztów – mówi Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług, Xerox Polska.

Dane, które spływają do firm, często mogą powiedzieć o kandydatach więcej, jeśli podda się je bardziej szczegółowym niż zazwyczaj pomiarom. Dla przykładu, badania z 2013 r. cytowane przez The Economist pokazują, że użytkownicy korzystający z samodzielnie zainstalowanej przeglądarki lepiej radzą sobie w pracy i wykazują mniejsze prawdopodobieństwo częstej zmiany zatrudnienia. Analiza aplikacji oraz wyników pracy pozwoliła także stwierdzić, że osoby z przeszłością kryminalną (które zwykle są mniej preferowanymi kandydatami) lepiej radzą sobie z obsługą klienta niż te, które mają „czystą” kartotekę.

Istotnym aspektem przetwarzania przez specjalistów ds. HR wrażliwych danych jest bezpieczeństwo. Z ich utratą mogą wiązać się zarówno finansowe, jak i prawne konsekwencje. Dlatego podczas rekrutacji ważne jest, aby stosować nowoczesne narzędzia IT, które chronią informacje zebrane od kandydatów zawarte w CV i listach motywacyjnych.

Przedsiębiorstwa coraz częściej korzystają także z nowych technologii, przeprowadzając inne procesy z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, takie jak ewaluacja czy wdrażanie pracowników.

Wiele firm oferuje swoim pracownikom wirtualne szkolenia, które mogą być przeprowadzane w jednym czasie dla pracowników z całego świata. Osoby zatrudnione czerpią także wiedzę z e-platform, gdzie znajduje się wiele materiałów przydanych w codziennej pracy, pomagających w rozwoju zawodowym. Czasem wewnętrzne działy HR nagrywają nawet tutoriale dostępne na dyskach wspólnych, które pomagają np. wdrożyć nowych pracowników – mówi Magdalena Jóźwiak, Manager HR w Infosys BPO Poland.

Zaawansowane technologie wspierają także firmy w zarządzaniu mobilnymi kadrami.

System monitoringu GPS może dostarczać danych na temat tego, jak pracownicy wykonują swoje obowiązki w delegacji. Urządzenia zainstalowane w firmowych pojazdach, zintegrowane z interaktywnymi i dostępnymi online platformami monitoringu są źródłem istotnej wiedzy dla osób zarządzających sieciami dystrybucji i sprzedaży – pozwalają na analizę codziennych działań przedstawicieli firmy w terenie i optymalizację ich pracy. Pokazują np. czy pracownik jechał zgodnie z wyznaczoną trasą, czy odbyło się zaplanowane spotkanie z klientem lub czy serwisant dojechał na miejsce zgłoszenia na czas. Takie dane mogą stanowić cenne źródło informacji służących do ewaluacji osób zatrudnionych i m.in. przyznawania premii – mówi Bartłomiej Dębski, Prezes Zarządu Cartrack Polska, oddziału jednego z największych globalnych dostawców usług monitoringu GPS.

Firmy, które wolą skupić się na swoich kluczowych zadaniach, zlecają działania związane z zarządzaniem kadrami zewnętrznym podmiotom. Korzyścią jest dla nich m.in. to, że nie muszą inwestować we własną infrastrukturę IT i mogą korzystać z najnowszych technologii partnera. Według Globalnego Barometru HR 2013 w Polsce z outsourcingu procesów kadrowo płacowych korzysta 29% przedsiębiorstw. 26% zleca na zewnątrz obsługę projektów tymczasowych, a 24% szkolenia. Według danych Instytutu Outsourcingu, na zleceniu zadań HR zewnętrznemu dostawcy można zaoszczędzić nawet 30%.

Nowe technologie i rozwiązania wspomagają pracę działów HR i przyczyniają się do wzrostu efektywności zatrudnionych. Automatyzacja procesów rekrutacyjnych, czy analizy danych przesyłanych przez kandydatów będzie wykorzystywana na szerszą skalę przez te firmy, które w strategii przewidują optymalizację wewnętrznych procesów.

Źródło: LINKLEADERS