Dotychczas używany w BEST S.A. program kadrowo-płacowy został zakupiony w okresie, w którym w Spółce pracowało zaledwie kilkudziesięciu pracowników a system pracy i wynagradzania był stosunkowo prosty. Wraz z rozwojem Spółki wzrastały też jej oczekiwania i potrzeby, znacznie wzrosła też ilość i zakres zdarzeń obsługiwanych przez program. Badania kontrolne coraz częściej wykazywały jednak błędy w przeliczaniu danych. Wprowadzane aktualizacje nie poprawiały sytuacji, w konsekwencji osoby pracujące z systemem dużo czasu poświęcały na weryfikację wyników lub musiały ręcznie przeliczać dane. Dodatkowo, z uwagi na spowodowaną zmianami przepisów polskiego prawa konieczność częstego dokonywania aktualizacji systemu, sytuacja niewydolności oprogramowania wydawała się nierozwiązywalną.

BEST jest jedną z czołowych firm windykacyjnych na polskim rynku usług finansowych. Spółka specjalizuje się w sekurytyzacji oraz zarządzaniu portfelami wierzytelności na zlecenie. Swoją ofertę kieruje do banków, instytucji finansowych, firm telekomunikacyjnych oraz innych podmiotów gospodarczych świadczących usługi na masową skalę. Od 1997 roku BEST S.A. jest największą spółką z branży windykacyjnej notowaną na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie. Według dziennika Rzeczpospolita spółka BEST zajęła trzecie miejsce w branży pod względem wielkości portfeli wierzytelności przyjętych do obsługi w 2010 roku – 1,2 mld zł. Obecnie spółka zarządza wierzytelnościami o łącznej wartości nominalnej 3 mld zł.

BEST gwarantuje wiedzę i doświadczenie najwyższej klasy specjalistów. W Spółce pracuje obecnie blisko 400 osób, z czego część stanowi ogólnokrajową sieć windykatorów terenowych. BEST dysponuje także wyspecjalizowanym zespołem prawników oraz kilkunastoosobowym zespołem informatyków rozwijających systemy IT wspierające procesy zarządzania wierzytelnościami. Spółka posiada także nowoczesne call center pracujące w technologii AVAYA oraz wdrożone procedury działania w ramach BCMS

Wyzwanie

System użytkowany przez BEST miał również ograniczenia związane z tworzeniem sprawozdań statystycznych oraz ze współpracą z systemami takich instytucji jak: PFRON, urzędy skarbowe czy ZUS, co biorąc pod uwagę znaczący wzrost zatrudnienia, utrudniało Spółce wykonywanie obowiązków ustawowych i mocno absorbowało pracowników działu personalnego i działu płac.

Kolejną potrzebą wynikającą z rozwoju Spółki była konieczność wsparcia komunikacji z pracownikami w zakresie informacji kadrowo-płacowej. Zarządzanie informacją o urlopach, nieobecnościach, docieranie z informacją o zarobkach i składnikach płac do kilkuset pracowników w dwóch lokalizacjach w Gdyni i w Elblągu, stanowiło od dłuższego czasu spory problem a informacje przekazywane były z opóźnieniem.

Tak podstawowe problemy nie konweniowały z bardzo rozwiniętą kulturą informatyczną w podstawowych obszarach działalności BEST.

Przebieg wdrożenia.

BEST była dobrze przygotowana do wdrożenia, co wynikało z wysokiej kultury informatycznej. „BEST posiada własny pion IT wyspecjalizowany w tworzeniu i rozwijaniu oprogramowania wspomagającego procesy zarządzania wierzytelnościami, w tym pracę call center. Dzięki stałej obecności informatyki w rozwoju biznesu firma ma duże doświadczenie w prowadzeniu projektów informatycznych. Sprawia to, że BEST jest bardzo racjonalnym partnerem w trakcie prowadzenia projektów wdrożeniowych."- Patryk Kamiński Szef Projektu Macrologic S.A.

Najbardziej skomplikowanym zagadnieniem przed jakim stanął Macrologic w trakcie trwania projektu była migracja danych pomiędzy systemami. Macrologic poświęcił dużo uwagi i pracy nad odpowiednim dostosowaniem i importem danych historycznych do nowego systemu, tak aby były one użyteczne i aby nie zostały one utracone. Konsultanci Macrologic podczas wdrożenia musieli przeanalizować dotychczasowe dane i wyeliminować błędy, które mogły powstać podczas transferu. Kolejnym wymagającym elementem wdrożenia był moduł obsługujący rozliczanie spłaty pożyczek pracowniczych, który Macrologic napisał specjalnie pod potrzeby Spółki.

Oba zespoły uczestniczące w projekcie wdrożeniowym podkreślają, iż ważnym elementem wdrożenia była szybkość prac, opieka systemowa nad rozwiązaniem, obsługa wdrożenia. Projekt został poprzedzony analizą potrzeb. Cały proces instalacji systemu wraz z pracami opracowania logiki transferu danych, testami poprawności oraz szkoleniami dla użytkowników trwał 6 miesięcy, od listopada 2009 roku do maja 2010 roku.

Zakres wdrożenia

W BEST S.A. system Xpertis wdrożono w następujących obszarach: alerty biznesowe, kadry-płace, bankowość elektroniczna, portal pracowniczy oraz CMS. BEST korzysta z brązowego pakietu usługowego w ramach opieki serwisowej.

Korzyści biznesowe

Podstawowym celem wdrożenia w BEST było zapewnienie rzetelności przetwarzanych informacji oraz automatyzacja procesów naliczeniowych i procesów wymiany danych kadrowo-płacowych.

Dzięki wdrożeniu Xpertisa wyeliminowano wszystkie problemy, z którymi w ostatnim okresie zmagali się pracownicy działu personalnego i działu płac a menadżerowie odpowiedzialni za poszczególne obszary na bieżąco otrzymują wszelkie niezbędne informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia pracowników.

Dużym ułatwieniem dla pracowników użytkujących system jest pełna integracja połączeń i eksportu danych do systemów SOD oraz możliwość masowego generowania i składania deklaracji podatkowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Podobnym usprawnieniem, które z uwagi na dużą ilość pracowników oraz obowiązków sprawozdawczych nakładanych na Spółkę, oszczędza czas pracy zespołu BEST, jest standardowa funkcjonalność Xpertisa w zakresie generowania sprawozdań statystycznych. System Xpertis umożliwia również prowadzenie równoległej ewidencji dla celów podatkowych, rachunkowych i zarządczych, co znacznie poprawiło komfort pracy i użyteczność uzyskiwanych danych wynikowych.

Wdrożenie Xpertis w oparciu o rozwiązanie portalowe (Xpertis CMS) umożliwiło wymianę informacji kadrowo-płacowych poprzez portal z pracownikami. Portal jest interaktywny, gdyż pracownicy otrzymują informacje a wnioski przez nich generowane zaciągane są bezpośrednio do systemu. W ramach projektu pracownicy zostali pogrupowani w systemie według struktury organizacyjnej i obecnie każdy menadżer zarządza danymi swojego zespołu. W ten sposób usystematyzowano także przepływ wniosków urlopowych od pracowników niższego szczebla do kierowników, a następnie spływ tych informacji do pracowników. Proces odbywa się elektronicznie a każda osoba na szczeblu kierowniczym przesyła do działu personalnego dyspozycje w procesie work-flow. Indywidualne dane każdego pracownika, po zatwierdzeniu, prezentowane są w portalu. Również po zatwierdzeniu w dziale personalnym, każdy pracownik może zobaczyć indywidualne informacje w portalu Xpertis. Ponadto każdy pracownik może przeglądać dane dotyczące poszczególnych składników swoich wynagrodzeń.

W opinii pracowników bezpośrednio obsługujących program Macrologic, Xpertis dostarcza bardzo sprawny system opieki gwarancyjnej i serwisowej powdrożeniowej. Powstające problemy rozwiązywane są bez ryzyka przestoju systemu. Dodatkowo odbiorca otrzymuje z wyprzedzeniem informacje dotyczące ryzyk związanych z koniecznością i terminem wprowadzanych aktualizacji i upgradów.

Wszystkie nasze inicjatywy dotyczące modyfikacji w systemie są audytowane przez dostawcę pod kątem potencjalnych utrudnień związanych np. z up-gradeowaniem systemu. Dzięki temu nie mamy problemu ze spójnością danych oraz systemu. - mówi Aleksandra Żylewicz Dyrektor Pionu Finansowo-Księgowego BEST S.A.

W odczuciu BEST, popartym empirycznym doświadczeniem z użytkowania Xpertisa, nowe rozwiązanie jest bardzo sprawne i precyzyjne „w zakresie dostarczanych danych”.

Wyrywkowo sprawdzamy dane oraz wyniki obliczeń w poszczególnych obszarach. Nie wykryliśmy żadnych błędów w algorytmach. System rozlicza dane finansowe płacowe z dokładnością, co do grosza. To bardzo poprawia komfort naszej pracy i zaufanie do użytkowanego programu. - mówi Aleksandra Żylewicz

Przyszłość

BEST rozważa obecnie zakup modułu analiz OLAP.

Źródlo: www.macrologic.pl