Proces wyboru, a następnie wdrożenia nowego lub gruntownie modernizowanego systemu ERP w przedsiębiorstwie jest zawsze kłopotliwy, trudny, a często bolesny. Można spróbować ułatwić sobie życie korzystając z wypróbowanych metod i procedur oraz doradztwa sprawdzonych specjalistów.

Autor: Ludwik Maciejec - Niezależny Ekspert Polskiego Rynku ERP

Na rynku usług istnieje obfitość usług doradczych. Bez ryzyka popełnienia błędu można stwierdzić, że każda firma doradcza od największych do jednoosobowych kurników pręży pierś i głosi pochwałę własnych umiejętności. Należy jednak z przykrością stwierdzić, że ciągle mimo korzystania z usług tzw renomowanych doradców, dostawców oprogramowania i usług nadal znaczna liczba, do 50% wdrożeń kończy się całkowitym lub częściowym niepowodzeniem. Często po latach prac wdrożeniowych w dużym przedsiębiorstwie z trudem udaje się przygotowanie listy płac lub daje się prowadzić prostą rachunkowość. Część wdrożeń umiera cichą śmiercią po dłuższym okresie wdrażania.

Jedną z istotnych przyczyn problemów w trakcie wdrażania nowych pakietów lub ich modyfikacji jest dążenie do upraszczania sobie pracy i podążania na skróty. Typowym przykładem jest próba przekazania całości prac związanych z wyborem oprogramowania firmie konsultingowej lub dostawcy oprogramowania przy minimalizacji współpracy ze strony przedsiębiorstwa i niewystarczającym nadzorze. Jednak niezbędne jest opracowanie wymagań na przyszły system informatyczny tak dokładnie, jak to jest możliwie. Może okazać się, że przed lub w trakcie wdrożenia konieczne będzie przeprowadzenie rozległych prac organizacyjnych powiązanych ze zmianami. Przystępując do wyboru oprogramowania trzeba określić cel: co chcemy osiągnąć po wdrożeniu. Zaniedbania na tym etapie zwykle minimalizują szanse sukcesu. Przystępując do wyboru oprogramowania trzeba określić cel: co chcemy osiągnąć po wdrożeniu.

Spróbujmy wskazań kilka przyczyn problemów. Tak więc:

Kwalifikacje tzw specjalistów, praktycznie we wszystkich firmach – dostawcach oprogramowania i usług pozostawiają wiele do życzenia. Liczba wykwalifikowanych osób jest nieliczna i często jedna – jedyna osoba prowadzi równocześnie zbyt wiele projektów wdrożeniowych wspierając się początkującymi absolwentami.

Często występuje karuzela zmieniających się „współpracująch” ze sobą specjalistów z firmy wdrażającej i przedsiębiorstwa. Następuje częsta zmiana założeń, powstają nowe wymagania, a para idzie w gwizdek. Nietaktem jest pytanie o koszty, a terminy dawno już upłynęły.

Coraz rzadziej zdarzają się grube nieporozumienia takie jak np. wybór i próba wdrożenia oprogramowania przeznaczonego do obsługi produkcji montażowej w przemyśle maszynowym w przedsiębiorstwie przetwórstwa rolnego. Pomimo stosowania rekomendowanych tzw „sprawdzonych” procedur selekcji oprogramowania po przeprowadzeniu przetargu klient zostaje z produktem, który tylko z największym trudem daje się do czegokolwiek użyć w przedsiębiorstwie.

Do wsparcia wyboru oprogramowania i usług z nim związanych proponowane są specjalne tabele i poradniki. Są one dość liczne, zwłaszcza ostatnio. Pierwsze oryginalne zestawienie cech oprogramowania zawierające kilkaset atrybutów oprogramowania ERP obsługującego sferę produkcji było opublikowane kilkanaście lat emu w Computerworld i od tego czasu publikowane było najpierw corocznie, a od kilku lat ciągle modyfikowane i wzbogacane jest dostępne w Internecie. Od kilku lat pojawiły się inne zestawienia, jednak raczej o charakterze czysto marketingowym. Podają one dane adresowe dystrybutora oprogramowania i krótkie teksty opisowe zwykle o charakterze reklamowym. Lepsze to niż nic, ale sytuacja jest daleka od ideału. Na rynku „grasują” handlowcy oferujący swe usługi i proponują zakup na podstawie zwykle starannie przygotowanej demonstracji działania systemu zwykle jednej dla wszystkich potencjalnych klientów.

Ambitną próbą wprowadzenia na nasz rynek dobrego narzędzia diagnostycznego jest proponowanie pakietu narzędzi diagnostycznych firmy amerykańskiej TEC - Technology Evaluation. Pakiet ten zawiera wiele zestawów pytań pozwalających na określenie cech oprogramowania, które powino być przydatne dla konkretnego przedsiębiorstwa. Tabele są obszerne np. dla sfery produkcji jest to ponad 3000 zagadnień. Takich tabel jest wiele i są one rozległe. Tabele wypełnione przez użytkownika służą do porównania z bazą danych dla dużej liczby pakietów oprogramowania dostępnych na rynku amerykańskim. Proponowane są pakiety, które z technicznego punktu widzenia mogłyby być użyte w przedsiębiorstwie. Jest to zwykle początek procesu wyboru oprogramowania. Pojawia się jednak kilka problemów, a podstawowe z nich to:

Baza danych tego systemu została opracowana i jest utrzymywana dla pakietów dystrybuowanych w USA. W kraju występuje znaczna liczba pakietów, których oryginalnie nie ma w amerykańskiej bazie danych, są to zwłaszcza opracowania polskie. Dane dla nich powinny być wprowadzone do bazy danych. Jest to proces długotrwały i kosztowny. Istotne jest także wymaganie wysokich kwalifikacji od osób przygotowujących i weryfikujących dane.

Zestawienie atrybutów – pytań w bazie danych TEC ma jako zaplecze stosowanie zaawansowanych technik organizacyjnych w przedsiębiorstwie np. Lean Management, TQM, zarządzanie łańcuchem dostaw itp. Analityk badający wymagania na system informatyczny przedsiębiorstwa powinien mieć dogłębną znajomość tych zasad oraz stosowanych w kraju zasad organizacji.

Systemy rachunkowości stosowane w USA i Europie różnią się na tyle, że praktycznie nie są wymienne. Dlatego użycie opisu zagadnień rachunkowości w TEC dla polskiego przedsiębiorstwa może być mało przydatne. Może zaistnieć konieczność odrębnego opracowania wymagań na system rachunkowości i plan kont przedsiębiorstwa. Istotnym problemem może być zastosowanie analizy TEC dla rachunku kosztów w przedsiębiorstwie.

Systemy kadrowe i płacowe praktycznie trzeba znaleźć w kraju i wymagania na nie opracować oddzielnie.

Jako posumowanie można stwierdzić, że wszelkie pomoce to są tylko pomoce, a do podjęcia decyzji potrzebna jest wiedza i doświadczenie