Materne-Polska Spółka z o.o. jest jedną z największych firm skupujących i przetwarzających owoce od polskich producentów oraz ważnym eksporterem owoców do krajów europejskich. Zakład produkcyjny został zaprojektowany przez inżynierów z Polski, Belgii i Francji. Zaawansowane technologie produkcyjne pozwalają na spełnienie wymogów jakościowych Unii Europejskiej. Fabryka dysponuje nowoczesną zamrażalnią wyposażoną w trójstopniowy system sortowania owoców, która pozwala na składowanie w optymalnych warunkach owoców oczekujących na dalsze przetworzenie.

Materne-Polska działa na polskim rynku od 1992 roku. Zakład produkcyjny jest zlokalizowany w malowniczym regionie pomiędzy Nałęczowem a Kazimierzem Dolnym, w centrum zagłębia owocowego. Tu uprawia się około 80% polskich owoców miękkich, takich jak truskawki, porzeczki czy maliny. Materne-Polska ściśle współpracuje z dostawcami, stale kontrolując metody upraw oraz jakość owoców na każdym etapie wzrostu.

Producent specjalizuje się w obsłudze dużych odbiorców i sieci handlowych. Znaczna część wyprodukowanych w Materne-Polska konfitur trafia – pod różnymi markami – na eksport, m.in. do Niemiec, Czech, Węgier i na Słowację. Firma jest też znaczącym na rynku dostawcą owoców mrożonych na rynki europejskie, w szczególności do Francji.

WYBÓR IFS APPLICATIONS™

Od roku 2000 w Materne-Polska korzystano z systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP. Jak na tamte czasy, było to rozwiązanie funkcjonalne i elastyczne, ale system nie obejmował procesów produkcyjnych.

Materiały były wydawane na produkcję na podstawie kwitów RW, a gotowe produkty były przyjmowane do magazynu na podstawie dokumentów PW. Brakowało zapisu operacji produkcyjnych na bieżąco. Ruchy były rejestrowane z opóźnieniem, co często powodowało błędy i zmuszało nas do ręcznego sprawdzania stanów magazynowych – wyjaśnia Tomasz Zuchowicz, Kierownik Projektu Wdrożenia w Materne-Polska Sp. z o.o.

Kolejne powody, dla których zaczęto rozważać w firmie wymianę systemu ERP, to brak wsparcia ze strony dostawcy oraz brak możliwości wprowadzania dostosowań systemu w odpowiedzi na zmieniające się przepisy prawne.

W roku 2006, po decyzji zarządu, rozpoczęto poszukiwania nowego systemu ERP, który spełniałby zdefiniowane wymagania. Głównym celem było usprawnienie procesów biznesowych związanych z planowaniem i rozliczaniem produkcji, a także pełna integracja produkcji i logistyki.

Zapytania ofertowe skierowaliśmy do największych dostawców systemów ERP na polskim rynku. Warunki wstępne spełniło 9 firm. Po serii wewnętrznych prezentacji systemów, na podstawie opinii liderów projektu z poszczególnych działów firmy, powstała lista pięciu dostawców, którymi moglibyśmy być zainteresowani, a jeszcze później stworzyliśmy „krótką” listę, na której znalazły się trzy firmy. Odbyliśmy kilka wizyt referencyjnych w firmach, które miały podobne wdrożenia. Chcieliśmy zobaczyć, jak w praktyce wygląda zakup owocu, a jak produkcja – wyjaśnia Tomasz Zuchowicz.

Po przeanalizowaniu ofert zarząd wybrał rozwiązanie firmy IFS. Główne czynniki, które zdecydowały o wyborze systemu IFS Applications™, to: funkcjonalność systemu, w szczególności mocna strona analityczna rozwiązania, bardzo dobry serwis powdrożeniowy, gwarancja wdrożenia oraz fakt, że dostawca jest jednocześnie producentem systemu. Umowę podpisano na początku 2007 r. i od razu przystąpiono do realizacji projektu. Wdrożenie zostało podzielone na dwa etapy. Ze względu na sezon owocowy, który zaczyna się w maju, w pierwszym etapie trzeba było przygotować system do ewidencji skupu świeżych owoców. Skup surowca musiał się odbyć już w nowym systemie, by zapewnić pełną identyfikowalność produktów.

WDROŻENIE W DWÓCH ETAPACH

Pierwszy etap wdrożenia rozpoczął się w marcu 2007 r., a już 15 maja nastąpił start produkcyjny systemu w zakresie ewidencji obrotu owoców świeżych.

Dla zespołu wdrożeniowego to był okres bardzo intensywnej pracy, trzeba było wprowadzić wiele modyfikacji uwzględniających specyfikę działalności przedsiębiorstwa. Opierając się na algorytmie śladowania, który funkcjonował w poprzednim systemie, wprowadziliśmy do niego pewne udoskonalenia i dokonaliśmy jego implementacji w IFS Applications™. Wprowadzone zostały również modyfikacje w zakresie przyjęcia surowca – wyjaśnia Tomasz Zuchowicz. Wszystkie palety ze świeżymi owocami muszą być oznaczone etykietami zawierającymi pełną informację o surowcu – o tym, kto był dostawcą, kiedy, jaki owoc itp. W sezonie możemy przyjąć nawet 500 ton surowca dziennie, więc mechanizm obsługi palet musi być bardzo sprawny. Każda paleta jest rejestrowana, zaopatrywana w etykietę i kierowana do magazynu. Zdarza się, że w ciągu jednej nocy do naszych magazynów trafia nawet 1000 palet ze świeżymi owocami. Od strony organizacyjnej to duże wyzwanie.

Pierwszy etap wdrożenia zakończył się z sukcesem. Surowiec został zarejestrowany zarówno w starym, jak i nowym systemie, w trybie pracy równoległej. Po przerwie sezonowej, w lipcu 2007 r., przystąpiono do prac wdrożeniowych w ramach drugiego etapu projektu.

Drugi etap przebiegał spokojniej, mieliśmy więcej czasu. Tym razem było prościej, nie trzeba było wprowadzać wielu modyfikacji. Potrzebne były zaledwie drobne zmiany. Z drugiej strony jednak było więcej zagadnień i więcej osób było zaangażowanych w realizację projektu – informuje Tomasz Zuchowicz.

Do grudnia trwały przygotowania do zamknięcia starego roku i przeniesienie bilansu otwarcia do IFS Aplications, a 1 stycznia 2008 r. nastąpił start produkcyjny w nowym systemie.

Przez pierwsze trzy miesiące korzystaliśmy z asysty konsultantów IFS, pod ich czujnym okiem odbyło się w marcu zamknięcie pierwszego miesiąca. Potem z każdym miesiącem było coraz łatwiej. O ile dawniej, w poprzednim systemie, zamknięcia miesiąca trwały 2-3 tygodnie, to obecnie jesteśmy w stanie zrobić to w ciągu 5-10 dni – mówi Tomasz Zuchowicz.

OSIĄGNIĘTE KORZYŚCI

Główną korzyścią są dla nas usprawnienia w zakresie produkcji. Wcześniej to był jedyny obszar nie objęty systemem informatycznym. Obecnie w czasie rzeczywistym mamy dostęp do danych i dysponujemy na bieżąco pełną informacją na temat wszystkich procesów produkcyjnych – komentuje Jolanta Żuber, Dyrektor Finansowy Materne-Polska Sp. z o.o.

Ze względu na wymogi identyfikowalności towaru obowiązujące w branży spożywczej producent musi mieć dokładne informacje na temat każdej partii produktów.

W poprzednim systemie śledzenie partii odbywało się przy użyciu niezaawansowanych narzędzi typu Excel. Zważywszy, że przez lata firma się rozrosła i mamy dużych klientów zagranicznych, odbiorców naszych produktów, to metoda taka stała się bardzo uciążliwa i mało efektywna. Obecnie, aby poznać pełną historię produktu, wystarczy wpisać numer partii do systemu – dodaje Jolanta Żuber.

Znacznie ułatwione jest harmonogramowanie i planowanie produkcji, które wcześniej odbywało się w Excelu.

Pełne harmonogramowanie w systemie ERP nie zostało jeszcze wprowadzone. Wymaga to więcej czasu, gdyż nasze procesy produkcyjne są specyficzne, a przy uruchamianiu produkcji jest dużo wyjątków – wyjaśnia Tomasz Zuchowicz.

Obecnie każda partia towaru, umieszczona na palecie, jest zaopatrzona w etykietę z kodem kreskowym, a pracownik wyposażony w terminal przenośny ma bieżący dostęp do pełnej informacji.

Cały zakład jest okablowany, mamy sieć Wi-Fi. Wózkowy, przywożąc towar do magazynu, przy użyciu przenośnego terminalu informuje, gdzie znajduje się dostarczona paleta. Nie musi korzystać ze stanowiska komputerowego, jak to było poprzednio. Informacja jest dostępna na bieżąco w systemie. To kolejny plus tego wdrożenia – podkreśla Tomasz Zuchowicz. – Dzięki wprowadzeniu kodów kreskowych usprawniono również proces inwentaryzacji. W poprzednim systemie inwentaryzacja trwała nawet do dwóch tygodni, a obecnie dwa, trzy dni.

Skrócił się czas tworzenia raportów dla zarządu. Użytkownicy mają dostęp do raportów generowanych na bieżąco, dzięki czemu mogą w szybki sposób rozliczyć produkcję, sprawdzić, jak przebiegają procesy, i zareagować w razie potrzeby jeszcze przed zamknięciem zlecenia.

Od strony aspektów czysto kontrolingowych zyskaliśmy możliwość śledzenia i analizowania odchyleń. To dla nas podstawa, gdyż pracujemy na koszcie standardowym, a nie na rzeczywistym, i możliwość analizy finalnych zależności kosztu rzeczywistego od kosztu standardowego jest dla nas bardzo istotna. Wiedza o tym, gdzie są ewentualne odstępstwa od naszych normatywów i z czego wynikają, na przykład czy to błędy ludzkie, czy można coś poprawić technologicznie, jest korzyścią, którą niewątpliwie chcieliśmy uzyskać – podsumowuje Jolanta Żuber.

W obszarze księgowości dużym ułatwieniem jest automatyczne rozliczanie kosztów, dzięki czemu proces zamknięcia miesiąca skrócił się do kilku dni.

Ważna jest także obsługa standardu EDI. Ze wszystkimi klientami prowadzimy elektroniczną wymianę dokumentów, takich jak faktury i zamówienia. Dane są automatycznie wprowadzane do systemu IFS Applications™, mamy obustronną wymianę informacji, system tworzy propozycję zamówienia, a pracownik działu administracji lub sprzedaży akceptuje ją. W ten sposób unikamy ręcznego przygotowywania dokumentów i eliminujemy ryzyko pomyłek, a przy tym dysponujemy wszystkimi informacjami dotyczącymi zamówienia – pozycji, ilości produktów itp. Podobnie jest z fakturami – są wysyłane automatycznie, co pozwala na usprawnienie pracy działu sprzedaży – wyjaśnia Tomasz Zuchowicz.

W najbliższym czasie w Materne-Polska planuje się dopracowanie procesu obrotu opakowaniami zwrotnymi, przyspieszenie dostarczania informacji poprzez stworzenie minihurtowni danych oraz wdrożenie rozwiązania IFS/Portale Osobiste™, które pozwoli dostarczać spersonalizowane informacje do użytkowników systemu.

KORZYŚCI Z WDROŻENIA IFS APPLICATIONS™:

• Dostęp w czasie rzeczywistym do informacji o produkcji
• Pełne śledzenie partii produktu
• Dostęp do informacji o rzeczywistych kosztach wytworzenia produktu
• Szybki dostęp do informacji zarządczej
• Sprawna inwentaryzacja magazynów
• Zamknięcie miesiąca w ciągu kilku dni

• IFS Finanse™
• IFS Dystrybucja™ (obsługa kodów kreskowych)
• IFS Produkcja™
• IFS Zasoby Ludzkie™
• IFS Płace™

Liczba użytkowników: 110

O FIRMIE MATERNE-POLSKA

Materne-Polska Sp. z o.o. powstała w roku 1992. Spółka jest częścią francuskiej firmy Andros, europejskiego lidera na rynku przetwórstwa owocowego. Materne-Polska specjalizuje się w produkcji konfitur i mrożonek. Siedziba firmy mieście się w Łopatkach k. Wąwolnicy w woj. lubelskim, w sercu owocowego regionu Polski, z którego pochodzi około 80% owoców miękkich. W zakładzie produkcyjnym rocznie przetwarza się 15 tys. ton owoców. Nowoczesne technologie optycznego i laserowego sortowania oraz przetwarzania owoców pozwalają na spełnienie najwyższych standardów jakościowych. Od 2008 r. zarządzanie firmą wspomaga system IFS Applications™.

Źródło: www.ifsworld.com