Firma JOKO COSMETICS od ponad dwudziestu lat zajmuje się produkcją kosmetyków do makijażu. Przez kilkanaście lat Joko zdobywało uznanie konsumentek na rynkach zagranicznych. Dziesięć lat temu firma postanowiła zaprezentować swoje produkty polskim konsumentkom. Ponad 95 procent kosmetyków schodzących z linii produkcyjnej zakładu Joko jest produkowanych na zlecenie zagranicznych kontrahentów i eksportowana do wielu krajów świata. Na potrzeby realizowanych zamówień zakład wytwarza kilka milionów wyrobów gotowych miesięcznie.

Dystrybucję produktów własnych na rynku polskim prowadzi firma Multicolor Distribution.

W chwili obecnej Joko Cosmetics buduje nowy zakład w Wołominie na posesji należącej kiedyś do fabryki Stolarka Wołomin. Ukończono prace związane z liniami produkcyjnymi kosmetyków suchych. Do nowego zakładu w najbliższym czasie przeniesiona zostanie również cała produkcja kosmetyków mokrych.

Joko zatrudnia 250 pracowników, z czego 80 osób aktywnie korzysta z systemu ERP i innych aplikacji IT. Jesteśmy świadomi, iż dalszy rozwój możemy osiągnąć tylko dzięki sprawnym narzędziom ERP, CRM, BI. Inwestowanie w technologie zarządcze to przyszłość. - mówi Paweł Sitkowski szef IT w Joko Cosmetics.

Rynek kosmetyków w Polsce

Według wyników badań, przemysł kosmetyczny jest jednym z najbardziej odpornych na ogólnoświatowy kryzys. Zgodnie z szacunkami, polski rynek kosmetycznego handlu detalicznego osiągnął w 2008 roku wartość 5,7 mld euro. Jest to 13% wzrost w porównaniu do roku wcześniejszego. Natomiast w 2009 roku wartość polskiego rynku kosmetycznego osiągnęła poziom 21 mld zł (4,8% wzrost w porównaniu do roku 2008). Na lata kolejne przewidywany jest wolniejszy, 5% wzrost. Segment kosmetyków kolorowych, w którym produkcji specjalizuje się Joko Cosmetics stanowi około 22 proc. rynku kosmetyków.

Wyzwanie

Przygoda Joko Cosmetics z systemami wspomagającymi zarządzanie procesami biznesowymi rozpoczęła się od programu WF-MAG. W tym czasie w firmie zainstalowano system w magazynie i ale proces dystrybucji był w niewielkim stopniu zinformatyzowany. Cła sieć IT liczyła zaledwie 7 komputerów i była dedykowana tylko jednemu obszarowi. Wraz z rozwojem firmy menadżerowie rozpoczęli proces poszukiwania rozwiązania obejmującego wiele obszarów. Firma podjęła nawet próbę zamówienia dedykowanego oprogramowania napisanego tylko na jej potrzeby.

Okazało się, że nasz pomysł napisania oprogramowania pod indywidualne potrzeby jest zbyt pracochłonny i kosztowny. Po przeanalizowaniu kosztów okazało się, że prostszą rzeczą jest zakup na rynku znanego i wypróbowanego systemu. Nie oznaczało to jednak rezygnacji z sparametryzowania go pod nasze potrzeby.” – mówi Paweł Sitkowski szef IT w Joko Cosmetics

Brak zintegrowanego systemu bardzo utrudniał zarządzanie w każdym obszarze. Nie było właściwego obiegu informacji, dokumenty ulegały zagubieniu. Większość operacji musiał być potwierdzana, a sam proces sprzedaży nie przebiegał tak szybko jak pozwalała na to wydajność maszyn. Głównym mankamentem był brak szybkiego uzgadniania informacji pomiędzy planowaniem produkcji a sprzedażą. Z tego powodu często zamówienia nachodziły na siebie. Firma wyznaczyła sobie bardzo jasny cel – plan produkcji powinien być fundamentem w oparciu, o który działała cała organizacja – rozliczanie i kontrola surowców, raportowanie gotowych wyrobów, rozliczanie pracowników, kontrola realizacji zamówienia klienta. Plan produkcji powinien być czytelny i elastyczny, dawać się łatwo modyfikować, tak aby miało to natychmiastowy skutek w miejscach zależnych od niego.

W takiej firmie jako Joko wszystkie procesy biznesowe są zależne od planowania,, a jakiekolwiek usterki związane przepływem informacji skutkują zaburzeniami w produkcji i generują straty. Dlatego planowanie w systemie ciągłym jest najważniejszym elementem przewagi konkurencyjnej.” – mówi Paweł Sitkowski szef IT w Joko Cosmetics

Konieczność ciągłego uwiarygodniania zamówień produkcyjnych duża ilość procedur ręcznych, które miały eliminować pomyłki spowolniała proces sprzedaży.

Joko należy do tej szczególnej kategorii klientów, których potrzeby rozwijają się szybciej niż w standardowej firmie. Dlatego niezmiernie ważne jest, aby pracować z nią systematycznie i móc doradzić w momencie, w którym interwencja informatyczna jest niezbędna do przejścia w nową fazę rozwoju. W takich przypadkach trzeba być na bieżąco z wiedzą o aktualnej sytuacji biznesowej. – mówi Sławomir Jagiełło szef projektu Macrologic SA

Dlaczego Macrologic

Proces wyboru rozwiązania – 2005 r. – Joko przeprowadziła w oparciu o rekomendację ekspertów wewnętrznych. Kluczowe osoby w firmie, które wcześniej miały już do czynienia z ERP o wydanie rekomendacji. Na tej podstawie zarząd wyłonił firmę, z którą rozpoczęto rozmowy. Wybór padł na Macrologic. Zadecydowały o nim pozytywne doświadczenia z wdrożeń i dobry serwis po uruchomieniu.

Patrząc na proces informatyzacji Joko okazuje się, że każdorazowo przełom w kwestii informatyki firma przechodzi po osiągnięciu wielokrotności 40 stanowisk roboczych podłączonych do sieci.

Rozwój w obszarze zarządzania można mierzyć w stanowiskach roboczych. Pierwszy system kupiliśmy przy 4 stanowiskach, prace nad własnym systemem rozpoczęliśmy przy 30, a na zakup systemu Xpertis zdecydowaliśmy się przy 40. Obecnie myślimy o produkcji i controllingu a mamy 80 stanowisk zinformatyzowanych. 95 proc. pracowników z dostępem do sieci w różnym zakresie korzysta z ERP. – mówi Paweł Sitkowski szef IT w Joko Cosmetics

Wdrożenie W Joko Cosmetics wdrożono system Xpertis: modułu logistyka, sprzedaż, gospodarka magazynowa, finanse, kadry płace, portal pracownicy. System został mocno sparametryzowany do potrzeb klienta. Zastosowano platformy CMS, SQL, MacroBase. Z systemu korzysta obecnie 74 użytkowników. Korzyści biznesowe

Z punktu widzenia firmy Joko ogromnym atutem zakupionej technologii jest możliwość bardzo głębokiej parametryzacji systemu i samodzielnego definiowania. Dzięki temu zespół prowadzący projekt rozwoju systemu może skupić się na tych zmianach, które odzwierciedlają unikalność procesu biznesowego i nie zużywa czas na tzw. demolowaniu całego systemu.

Nigdy nie żałowaliśmy budżetu na technologię. Jest to element organizmu firmyo, który ułatwia i pozwala działać szybko i bezbłędnie. Firma jest otwarta na sugestie pracowników, co do wprowadzania nowych funkcjonalności, jeśli wpływają na podniesienie komfortu pracy. - mówi Paweł Sitkowski szef IT w Joko Cosmetics

W wyniku wdrożenia rozwiązania Xpertis cała działalność prowadzona przez przedsiębiorstwo ma odzwierciedlenie w systemie informatycznym. Poszczególne obszary takie jak Finanse, Logistyka, Sprzedaż, czy Personel zostały powiązane w jedną spójną całość. W efekcie tego, informacje wprowadzane do systemu są jednorazowo, co wpływa na zwiększenie wydajności pracy a cały proces od momentu przyjęcia zamówienia jest kontrolowany przez system. Wyeliminowało to błędy w zamówieniach związane z przyjmowaniem zamówień niemających pokrycia z mocach produkcyjnych. Mniej pomyłek zwalnia bufor czasu planistów, dzięki czemu pomimo wzrostu zamówień firma jest w stanie sprawnie realizować zamówienia. Planiści mają więcej czasu na zarządzanie procesem produkcji, jego nadzorowanie oraz kontrolę realizacji zamówień, co w wydatny sposób poprawia jakość wyrobów i terminowość usług.

Wdrożenie Xpertis w obszarze logistyki pomaga kontrolować zapotrzebowanie na surowce poprzez bezpośrednie czerpania danych z obszaru sprzedaży. Joko wypracowało swój własny system kontroli i zatwierdzania wszystkich operacji zwianych z cyklem produkcyjnym. Dzięki wdrożeniu Xpertis firmie udało się przenieść i utrwalić schemat kompetencji kontrolnych i decyzyjnych. Mimo iż firma nie posiada certyfikatu ISO, system ułatwia utrzymanie norm standardu w schemacie Umowa – Planowanie – Podpisanie umowy - Zamówienie surowca. Dzięki sztywnym regułom pracownicy odpowiedzialni za zamówienia surowca i opakowań nie unikają nadmiernego zatowarowania, co poprawia płynność finansową.

W przypadku naszej firmy logistyka jest obszarem najmocniej spersonalizowanym. Zmodyfikowaliśmy listy sprzedaży, proces zamówień gdzie przeniesiono wszystkie sprawdzone procedury zabezpieczające nieautoryzowane zakupy, czy umowy z odbiorcami. Wszystko wymaga akceptacji planistów. Potencjalnie każda operacja bez powiadomienia i kontroli może destabilizować prace- mówi Paweł Sitkowski szef IT w Joko Cosmetics

Xpertis wspiera również proces kontroli jakości. System zbiera dane z badań próbek zakupionego surowca. Po zbadaniu i zatwierdzeniu surowiec przez dział kontroli dana partia towaru pojawia się w systemie jako dostępny do pobrania.

W obszarze dystrybucji Joko wprowadziło otwarte listy przemieszczeń dla WZ. Wydawanie towaru rejestrowane jest na pracownika, dzięki czemu dział finansowy wie, co dziej się z towarem i rozliczeniami. A sam proces jest znacznie bardziej przejrzysty od strony controllingowej.

Z uwagi na międzynarodowy zasięg działania firmy w Xpertis wprowadzono wydruki dokumentów w wersji angielskiej oraz listy produktów w językach obcych.

Dla ułatwienia pracy działu kadr Joko wdraża połączony z systemem HR portal pracowniczy. Każdy pracownik będzie mógł dzięki temu zobaczyć indywidualne informacje w portalu Xpertis. W ten sposób ułatwi się działowi kadr kontakt z załogą i zarządzanie procesami związanymi z urlopami, wynagrodzeniami, rozliczaniem płac. Ponadto każdy pracownik będzie mógł przeglądać dane dostarczane dotychczas na tzw. pasku. Dodatkowo rozwiązanie umożliwia wydruk dokumentu RMUA, a także dostęp do spersonalizowanych danych, które każdy pracownik będzie mógł obejrzeć poprzez przeglądarkę WWW.

Przyszłość

Macrologic prowadzi obecnie rozmowy na temat wdrożenia modułu produkcji i Gospodarki Remontowej. Po zainstalowaniu Gospodarki Remontowej moduł będzie pomagał w pracach działu planistów dostarczając danych o możliwościach technicznych parku maszynowego.

W związku z budową nowego zakładu firma Joko Cosmetics zaplanowała, aby do końca 2011 wdrożyć oba moduły. To ułatwi kolejny skok do przodu w obszarze produkcji. Moduły będą dostosowane do procedur normy ISO.

Również w najbliższym czasie rozpocznie się wdrożenie przez Macrologic rozwiązania Mobilny Magazyn. Umożliwi ono lokalizacje wszystkich towarów według normy GLN. Joko planuje zakupić etykieciarki wraz z czytnikami do obsługi systemu.

Procesy biznesowe Joko bardzo szybko ewoluują. Można to prześledzić na podstawie trzyletnich negocjacji z Macrologic w sprawie wdrażania modułu produkcyjnego. Analizy trwały w cyklach 6 miesięcznych, lecz po każdym okazywało się, że przedsiębiorstwo wyrastało z projektu i trzeba było rozpocząć prace od nowa. Rubikonem potrzeb było osiągnięcie przez firmą 70 stanowisk roboczy w sieci. Okazało się, że taki natłok informacji wymaga kolejnego wdrożenia i nie jest możliwy do opanowania bez modułów produkcji, controllingu.– mówi Sławomir Jagiełło szef projektu Macrologic SA

Źródło: www.macrologic.pl