Z oprogramowaniem ERP związany jestem od 12 lat, w ich trakcie odbyłem mnóstwo spotkań, rozmów z właścicielami firm czy dyrektorami najwyższego szczebla. Proces decyzyjny związany z wyborem rozwiązania ERP jest z reguły długotrwały, a co za tym idzie kosztowny. Po stronie klienta organizowane są zespoły, które opracowują wymagania, a następnie oceniają dostawców. To setki godzin spotkań, które nierzadko kończą się decyzją o wstrzymaniu procesu wyboru dostawcy. Zdarza się, że za takimi decyzjami stoją mity dotyczące systemów ERP, z którymi pozwolę sobie polemizować.

1. Wdrożenie systemu wpłynie na redukcję zatrudnienia, a w związku z tym pracownicy będą się buntować i proces wyboru będzie się przedłużał.

Kilkanaście lat temu jako korzyść z wdrożenia przedstawiano właśnie redukcję zatrudnienia. System ERP, za którego sprawą eliminuje się podwójną pracę związaną z wprowadzaniem danych w różne miejsca, automatyzuje przepływ danych i eliminuje wędrówki z wydrukami dokumentów – może istotnie wpłynąć na zmianę zapotrzebowania na wykonywanie pewnych prac. Dziś jednak zarządzający firmami chcą wykorzystać usprawnienia płynące z wdrożenia systemu, automatyzacji procesów oraz eliminacji manualnej pracy, żeby przesunąć pracowników do innych ważniejszych zadań. W czasach, gdy o pracownika jest bardzo trudno a jeszcze trudniej o wykwalifikowanego pracownika, możliwość "odzyskania" pracownika, poprzez zautomatyzowanie części jego pracy, wydaje się być bardzo cenna.

2. Nie potrzebuję zaawansowanego systemu, Excel jest wystarczający.

Do pewnego momentu zapewne można się opierać o arkusze kalkulacyjne. Zależy to oczywiście od skali działalności oraz jak istotnymi danymi zarządzamy w arkuszach. Odwiedziłem kiedyś fabrykę, która zatrudniała blisko 1000 osób na produkcji, a planowanie odbywało się właśnie na arkuszach.

W tym przypadku wszystko działało, ale jeden z moich klientów stracił kilkadziesiąt tysięcy dolarów poprzez błąd w arkuszu. Standardowo klient wysyła potrzebne materiały statkiem. Koszt spedycji kontenera wynosi ok 1 tys. USD. W wyniku pomyłki towar nie został wysłany o czasie oraz grożących konsekwencji trzeba było zamówić natychmiastowy transport powietrzny - koszt ok 50 tys. USD.

Istnieją badania, które wskazują, iż blisko połowa arkuszy kalkulacyjnych używanych w przedsiębiorstwach zawiera błędy w formułach. Dodatkową wadą Excela jest brak historii zapisu. Nie wiemy, kto i kiedy wprowadził dane, bądź je zmodyfikował. Problemem jest także łatwość utraty danych poprzez ich przypadkowe zastąpienie innymi danymi. Poleganie na takim narzędziu podczas prowadzenia firmy jest bardzo ryzykowne. Systemy ERP posiadają natomiast mechanizmy, które zapobiegają utracie danych, posiadają mechanizmy kontroli zmian, a także dzięki uprawnieniom, zapewniają kontrolowany dostęp do danych.

3. Firma jest za mała, żeby inwestować w system.

Nie ma złotej reguły, która określa jaki jest idealny moment na wdrożenie rozwiązania klasy ERP. Nie istnieje miernik który, mówi, że przy osiągnięciu określonego poziomu zatrudnienia czy określonej wysokości obrotów firmy.

Warto na pewno rozważyć to, co jest opisane we wcześniejszych punktach. Czy mogę usprawnić procesy i następnie jak mogę je zautomatyzować, aby uzyskać lepszą wydajność, bądź przydzielić pracownikowi bardziej istotne zadania? Czy możemy polegać na arkuszach kalkulacyjnych, kiedy planujemy produkcję bądź zarządzamy projektem?

Na pewno lepiej być zapobiegawczym niż narażać się na kosztowne błędy. Odpowiednio wdrożony system, może zawierać mechanizmy, które będą ostrzegały o wystąpieniu pewnych zdarzeń, bądź przypominały o sprawdzeniu pewnych informacji.

4. Wdrożenie ERP to niekończący się projekt.

Spotkałem się kiedyś z dyrektorem IT bardzo dużej firmy, który powiedział mi, że ERP wdrażali przez sześć lat. Wydaje się to niewiarygodne, jednak nie chodziło w tym przypadku o okres sześciu lat do startu produkcyjnego. Start ten miał miejsce półtora roku po rozpoczęciu wdrożenia, a w kolejnych latach miejsce miało uruchamianie dodatkowych obszarów/modułów, w międzyczasie również ich aktualizacja itd. Patrząc od tej strony można by rzeczywiście dojść do wniosku, że takie wdrożenie nigdy się nie kończy. By system ERP dobrze spełniał swoje zadanie, musi być ciągle dostosowywany do zmieniającego się środowiska biznesowego, do zmieniających się potrzeb i wymagań.

Nierzadko wymagania zmieniają się w trakcie wdrożenia, co w przypadku wykonania części pracy przez wykonawcę w danym obszarze wymusza zrobienie kroku wstecz, co wpływa również na wydłużenie czasu.

Warto też pamiętać, że na czas wdrożenia duży wpływ ma dostępność kluczowych użytkowników po stronie klienta, osoby te muszą dzielić swój czas pomiędzy codziennymi obowiązkami a udziałem we wdrożeniu. Każde zdarzenie losowe, które może wydarzyć się po obydwu stronach np. choroba, również może wpłynąć na realizację zadań.

5. Koszty wdrożenia są wysokie i nie zwrócą się.

Przywołałem wcześniej przykład klienta, który narażony był na duże straty finansowe z powodu błędu w arkuszu kalkulacyjnym. Można by zadać pytanie, ile takich pomyłek kosztowałoby tyle samo, co wdrożenie systemu. Jednak dla tego klienta nie sam koszt pomyłki był prawdziwym zmartwieniem. O ile pomyłkę dało się naprawić kosztem nawet kilkudziesięciu tysięcy dolarów, klient był w stanie to zaakceptować. Żeby łatwiej było zrozumieć kontekst, chodzi o dostawę partii towaru w bardzo wąskim przedziale czasowym – 7 dni – wysłany towar ma posłużyć do wykonania usługi, a opóźnienie rzędu 3 dni oznacza, że usługa nie zostanie zrealizowana. Natomiast jeżeli pomyłki nie uda się naprawić, to firma jest narażona na utratę reputacji i zleceń. Straty są trudne do policzenia, ale manager tej firmy powiedział, że w takim przypadku najpewniej w krótkim czasie firma przestałaby istnieć.

Dobrze jest też przewidzieć koszty dodatkowe, jak np. wymiana sprzętu pod nowy system, ale również dodatkowe wynagrodzenie dla zespołu za wkład we wdrożenie. Znam przykład firmy, której właściciel zdecydował się wprowadzić system premiowania za wykonywanie zadań dotyczących wdrożenia, co jak wcześniej wspomniałem, jest dodatkowym zadaniem dla pracowników, poza codziennymi obowiązkami. System premiowania sprawił, że wdrożenie, które wcześniej zatrzymało się na wiele miesięcy, zostało doprowadzone do końca. Można dojść do wniosku, że jest to potwierdzenie tego mitu. Według mnie, jednak lepiej przeznaczyć dodatkowe środki by dokończyć wdrożenie i zacząć korzystać z systemu, niż pozostawić niedokończone narzędzie, które kosztowało już kilkaset tysięcy złotych.

Mitów zapewne jest więcej i można by o nich jeszcze długo prawić. Chociaż inwestycja w system ERP wydaje się być kosztowna to warto rozważyć jego wdrożenie, ponieważ może uchronić nas przed kosztownymi błędami lub przynieść wiele usprawnień, które sprawią, że wdrożenie zwróci się w niedługim czasie.

Autor> Grzegorz Gajewski - Sage | Enterprise Management Business Development Manager
Źródło: www.sage.com.pl