Działy księgowe oraz przedsiębiorcy dokonują dziennie milionów transakcji. Każda z nich zostawia ślad w postaci dokumentów księgowych, spośród których większość trafia do informatycznych systemów księgowych. Jeszcze niedawno dane znajdujące się na tych dokumentach były wprowadzane ręcznie. Teraz przy użyciu technologii optycznego rozpoznawania znaków (OCR), narzędzia informatyczne samodzielnie odczytują dane znajdujące się na fakturach.

 

Comarch OCR, który wykorzystuje tą technologię, pozwala na znacznie szybsze księgowanie faktur w porównaniu z ręcznym wprowadzaniem danych, a także zmniejsza prawdopodobieństwo błędów. Od momentu uruchomienia usługi, serwery Chmury Comarch przeprocesowały już ponad 10 milionów dokumentów. Z systemu korzystają firmy zarówno w Polsce, jak i w Niemczech.

Popularność tego narzędzia informatycznego odzwierciedlają wyniki sprzedaży. Tylko w pierwszym kwartale 2021 roku sprzedaż Comarch OCR zwiększyła się aż o +175% a spodziewane roczne przychody z tego produktu powinny być na poziomie kilku mln zł.

Nauka nie idzie w las

Comarch OCR to narzędzie, które wykorzystując zaawansowane, autorskie algorytmy, także z elementami sztucznej inteligencji, analizuje dostarczony plik graficzny i rozpoznaje na nim tekst. Po zmianie obrazu na tekst i odczytaniu z niego danych merytorycznych, przypisuje je do odpowiednich kategorii – NIP, numer faktury, data, kwota netto, brutto, VAT, numer rachunku bankowego itp. Następnie przetworzona przez Comarch OCR faktura zostaje wprowadzona do systemu ERP i w dalszym etapie może być zweryfikowana, zaksięgowana i zarchiwizowana. System szybciej odczytuje dane znajdujące się na fakturach niż człowiek i pozwala sprawniej dodać dokumenty do systemu ERP w porównaniu z ręcznym wprowadzaniem danych. Obecnie Comarch OCR obsługuje formaty JPG, PNG, JPEG, TIFF oraz PDF z ponad 90 procentową skutecznością. Dzieje się tak dzięki zastosowaniu inteligentnej technologii, która uczy się na błędach.



Sprawność rozpoznania dokumentu przez OCR podnosi również jakość skanu, zdjęcia lub grafiki. Pliki powinny być wyraźne – bez zamazań i dobrze naświetlone - oraz zrobione w pozycji pionowej, czyli tak jak dokument jest czytany. Kolejna rzecz na jaką trzeba zwracać uwagę, to dobra widoczność danych merytorycznych – nie mogą być przesłonięte albo niezeskanowane. NIP, tabelka VAT, forma płatności – te dane nie powinny być zniszczone przez dziurkacz lub zasłonięte palcem czy spinaczem. Trzeba zadbać o to, by były dobrze widoczne.

Oszczędność czasu

„Mądrość” systemu Comarch OCR to jedna z korzyści stosowania technologii optycznego rozpoznawania znaków, drugą jest szybsze wprowadzanie dokumentów.



Pandemia nie taka straszna

Ograniczenia sanitarne oraz lockdown gospodarki związane z pandemią COVID-19 zmieniły tryb i charakter pracy. Często pracownicy zamiast przyjeżdżać do biur, wykonują swoje obowiązki w domach. Tam prowadzą telekonferencje ze współpracownikami oraz kontrahentami, realizują sprzedaż w kanale e-commerce czy też przesyłają dokumenty firmowe. Do wszystkich tych operacji wykorzystują narzędzia informatyczne, które pozwalają na automatyzację szeregu czynności związanych z codziennymi czynnościami.



Przetworzone dokumenty przez Comarch OCR są gromadzone w formie cyfrowej w kilku miejscach: w bazie danych systemu ERP, bezpośrednio na komputerze użytkownika lub w Chmurze Comarch. Opcja chmurowa jest dobrym rozwiązaniem dla osób, które sporo czasu spędzają poza miejscem pracy, a chcę mieć stały dostęp do informacji. Usługa cloudowa pozwala również na współdzielenie dokumentów przez kilku pracowników firmy. Nie muszą oni tworzyć specjalnego repozytorium dokumentów i w każdej chwili mogą z nich skorzystać, z dowolnego urządzenia, które ma zapewniony dostęp do Internetu.

Źródło: www.comarch.pl