SAGE o standradzie e-faktury

W maju br. Sage jako pierwsza w Polsce firma przeszła pozytywną weryfikację standardu e-faktury, przeprowadzoną przez Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania. Czym jest ten standard?

Opracowaliśmy możliwość dołączania do formatu PDF elektronicznej faktury specyficznych danych – zwanych metadanymi. Metadane odnoszą się do wszystkich informacji, które są niezbędne do automatycznego i prawidłowego zaksięgowania faktury w systemie finansowo-księgowym – m.in. danych kontrahenta, daty sprzedaży, przedmiotu sprzedaży, kwot netto, VAT, brutto itd.

Rozmowa z Anetą Jarczyńską, online business development managerem w Sage

Głównie z dwóch powodów. Po pierwsze, jest to format, który najszybciej się rozpowszechnia w gospodarce. PDF to najchętniej wybierany przez przedsiębiorców format e-faktury. Po drugie dlatego, że gwarantuje wygodną czytelność dokumentu – a nam chodzi o komfort i efektywność pracy księgowych.

To się dzieje automatycznie, na etapie jej generowania w systemie informatycznym. Każda transakcja sprzedaży musi być udokumentowana. Gdy operator systemu – np. wspomagającego zarządzenie sprzedażą – wystawia e-fakturę, metadane są już zawarte w takim dokumencie. Generowany jest PDF, który po otwarciu na ekranie niczym nie różni się od zwykłego, „gładkiego” PDF. Ma jednak w sobie dane, które pozwalają rozczytać go przez praktycznie dowolny system informatyczny.

Tak! Jeśli wystawca e-faktury korzysta np. z rozwiązania Sage, docelowo, odbiorca tej faktury może ją automatycznie zaksięgować w swoim oprogramowaniu, nawet jeśli nie wyprodukowane zostało ono przez Sage. W tym celu potrzebna jest integracja obiegu dokumentów, którą wspiera np. nasz serwis internetowy miedzyfirmami.pl. Serwis ten posiada wbudowane API, które pozwala zintegrować z nim dowolne oprogramowanie finansowo-księgowe lub ERP odbiorcy lub nadawcy e-faktury. Integracja może przebiegać na poziomie automatycznego odbioru dokumentów za pośrednictwem serwisu bądź na poziomie automatycznego księgowania odebranych dokumentów. Znany jest mi przypadek firmy, która każdego miesiąca przesyła przez serwis miedzyfirmami.pl swojemu kontrahentowi ok. tysiąc e-faktur. Wystawca e-faktur korzysta z oprogramowania Sage, odbiorca – z systemu innego dostawcy. Niemniej, cały obieg dokumentów jest zautomatyzowany, co oznacza, że e-faktura wystawiona przez sprzedawcę, jest automatycznie księgowana po stronie kupującego. Dodatkowo, firma, która zintegrowała w ten sposób obieg e-faktur, pozyskała na tę inwestycję środki z UE.

To prawda. W Sage szacowaliśmy skalę oszczędności, jakie daje samo przejście z formy papierowej dokumentacji sprzedaży na elektroniczną. To jest ok. 80% redukcji kosztów związanych z drukiem, pakowaniem i wysyłką pocztową faktur. W praktyce, znacznie większe koszty generuje jednak ręczna obsługa faktur papierowych – przepisywanie danych z dokumentów do systemu. Kosztem jest również ryzyko związane z popełnianymi błędami podczas przepisywania, a właściwie naruszaniem tzw. integralności treści faktury. W przypadku automatycznego obiegu e-faktur, te problemy nie istnieją, a firma nie traci pieniędzy. Myślę, że przy skali tysiąca faktur w miesiącu oszczędności firmy mogą wynosić od kilku do kilkunastu tysięcy zł.

Tak! Pod adresem www.efaktura.sage.com.pl udostępniamy standard oraz nasze know-how wszystkim zainteresowanym, zresztą nie tylko dostawcom IT, ale także firmom, które we własnym zakresie chcą z pomocą swoich służb informatycznych wdrożyć taki standard u siebie.