Jak oszczędzać na licencjach ERP?
synergia procesów i dokumentów w formie ECM

W rozwiązaniach ERP podejście do obiegu dokumentów często nie daje takiego poziomu elastyczności, jakiego oczekują dojrzałe przedsiębiorstwa oraz wiąże się z wysokimi kosztami. Uzupełnienie ich funkcjonalności o możliwości zapewniane przez systemy ECM umożliwia większą automatyzację pracy i poprawę jej jakości - mówi Michał Szychta, dyrektor Konsultingu Comarch ECM.

Jeśli spotkałeś się ze skrótem ECM, to omiń ten paragraf. Jeśli nie, to warto poświęcić 30 sekund, bo może to znacząco wpłynąć na organizację firmy, w której pracujesz. Enterprise Content Management to klasa systemów zapewniająca synergię pomiędzy dwoma światami: światem dokumentów i światem procesów. W dokumentach ukryta jest kluczowa wiedza wpływająca na działanie firmy na konkurencyjnym rynku, dostęp do tej wiedzy i jej odpowiednie przekierowanie między pracownikami czy systemami stanowi podstawę systemów klasy ECM. W rozwiązaniach ERP podejście do obiegu dokumentów często nie daje takiego poziomu elastyczności, jakiego oczekują dojrzałe przedsiębiorstwa oraz wiąże się z wysokimi kosztami. Co więcej, uzupełnienie ich funkcjonalności o możliwości zapewniane przez systemy ECM umożliwia większą automatyzację pracy i poprawę jej jakości - mówi Michał Szychta, dyrektor Konsultingu Comarch ECM.

Dzisiaj systemy ECM coraz częściej jako korporacyjny standard porządkują pozyskiwanie dokumentów z niemalże wszystkich kanałów komunikacji, indeksują i bezpiecznie archiwizują oraz uruchamiają procesy biznesowe. Zapewniając funkcjonalności biblioteczne ograniczają chaotyczną pracę nad dokumentami opartą o niezliczone wersje dokumentów krążące w załącznikach emaili. Porządkując procesy dzięki funkcjonalnościom BPM umożliwiają ich sprawne wykonywanie i optymalizację. Stanowią świetne uzupełnienie systemów kluczowych (w szczególności ERP), których obszar procesowo-dokumentowy z natury nie jest dojrzałą i stale rozwijaną funkcjonalnością. Jednocześnie pozwalają zaoszczędzić koszty licencji dostępowych wszędzie tam, gdzie akceptacja w procesie lub podgląd dokumentów w rzeczywistości nie wymaga stałego posiadania licencji do systemu kluczowego dla pracownika. Dodatkowo, poprzez rozwiązania OCR, umożliwiające automatyczną ekstrakcję danych, nie ma konieczności manualnego ich przepisywania pomiędzy skanami czy obrazami dokumentów a odpowiednimi systemami wewnętrznymi firmy. Wykorzystanie danych dostępnych w innych systemach do weryfikacji poprawności poszczególnych informacji w trakcie trwania procesu, szybkie przekazywanie między odpowiednimi pracownikami zgodnie z procedurami firmy i wiele więcej funkcjonalności, które są zapewniane przez Enterprise Content Management , zdecydowanie poprawiają przepływ informacji i optymalizują kluczowe procesy zachodzące wewnątrz przedsiębiorstwa.

Przechodząc do praktyki biznesowej, kilka faktów:

• Integracje na linii ERP-ECM należą do najbardziej efektywnych biznesowo, co potwierdzają badania przeprowadzone przez AIIM
• Dzięki automatyzacji procesu przechwytywania danych i mechanizmom ekstrakcji danych z dokumentów np. skanów (OCR) firmy przetwarzają o 25-60% więcej faktur w porównaniu do firm, w których prace wykonywane są manualnie (wg. IOMA)

Dostępne są narzędzia, które pomogą Ci przeliczyć korzyści z wykorzystania rozwiązania klasy ECM łączącego obsługę dokumentów w wielu formatach (zarówno strukturalnych takich jak pliki EDI, jak i niestrukturalnych np. skanów, dokumentów MS Office , PDFów, emaili z załącznikami) i wspierającego ich przepływ wewnątrz firmy (Kalkulator ECM)

Już niebawem więcej konkretów o rozwiązaniach ECM w raporcie firmy IDC – największej firmy analizującej rynek ICT na świecie. Zapytaliśmy firmy o ich doświadczenia z wyboru, wdrożeń i korzyści z rozwiązań ECM.

Źródło: www.wnp.pl